Met deze tips verbeter jij in een handomdraai je personeelsplanning.
Doelen bepalen en kijken wat nodig is
Eerst bepaal je wat het doel is. Welke problemen ervaar je met de huidige personeelsplanning? Wat zou je graag willen verbeteren? Denk er ook goed over na wat een planning jou moet bieden. Wil je vooral tijd besparen in je urenregistratie of wil je ook graag je werknemers meer initiatief geven bij het inroosteren? Als jij eenmaal weet wat je wilt bereiken met de nieuwe planning, kun je kijken wat je hiervoor nodig hebt. Misschien heb je nieuwe software nodig. Dit maakt de inroostering veel gemakkelijker.
Personeelsrooster opstellen
Is de nieuwe software geïnstalleerd? Dan kun je nu alle gegevens gaan invoeren. Soms kun je ze ook automatisch laten inlezen vanuit een ander systeem. Vervolgens maak je een prognose van het te verwachten werkaanbod. Daarop schat je in welke bezetting nodig is. Dit kan van veel zaken afhangen. Zo kan het bijvoorbeeld drukker zijn in het weekend of vakantie. Maak nu eerst een basisrooster met de gewenste bezetting. Later kun je hierop werknemers gaan inplannen. Als u gebruikmaakt van software hoef je zelf niet meer te gaan puzzelen. Het systeem zal voor jou het rooster invullen. Als je zelf mensen wilt inplannen, is het verstandig te beginnen met de lastigste diensten, zoals weekend- en nachtdiensten. Als je deze hebt gevuld, ga je door naar de makkelijke diensten. In de software kun je vaak kiezen tussen verschillende opties, zoals vaste roosters, roulatieroosters, automatisch roosteren of zelfroosteren.
Vooruit plannen en controleren
Het is altijd slim om alvast zo ver mogelijk vooruit te plannen. Probeer altijd een rooster voor minstens een maand vooruit te maken. Natuurlijk moet je dan ook wel op tijd weten wanneer je werknemers beschikbaar zijn. Houd bij het plannen ook rekening met de Arbeidstijdenwet en eventueel ook nog met regelgeving volgens de cao. Zorg dat werknemers niet te veel of op niet toegestane tijden worden ingepland. Check ook altijd nog even of alles klopt en of je dankzij de software de best mogelijke roosters weet te creëren. Als je toch nog niet tevreden bent, kun je contact opnemen met de softwareleverancier. Ook kan een consultant je helpen de personeelsplanning te verbeteren.