Cybercriminaliteit vormt een steeds groter risico voor ondernemingen, terwijl het nieuwe werken net een eenvoudige data-uitwisseling vergt. Bedrijven moeten dan ook meer moeite doen om gegevens, zeker wanneer het gaat om privacygevoelige gegevens, te beveiligen. Een centrale en goed beveiligde opslag is enkel een oplossing wanneer het niet noodzakelijk is om de gegevens te delen. Bovendien verlies je ook dan al snel het zicht op wie de gegevens al dan niet heeft geraadpleegd. Een virtual data room blijkt hier de beste oplossing te zijn.

Wat is een virtuele dataroom?

Een virtuele dataroom is een beschermde en beveiligde omgeving waarin data en informatie zich bevindt. Net zoals de Cloud zijn deze gegevens vanaf verschillende locaties toegankelijk, waardoor je ook bij de klant de gegevens kan raadplegen of waardoor thuiswerken mogelijk is. Alles wordt echter veel beter beveiligd, onder andere door toevoegingen als MFA, encryptiemogelijkheden en zelflerende firewalls. 

Het gaat om veiligheidslagen die kleine bedrijven niet zomaar zelf op poten kunnen zetten. Toch houden ze steeds de touwtjes in handen. De beheerder kan daarnaast perfect instellen wie bepaalde documenten al dan niet mag bekijken en kan als enige informatie wijzigen of verwijderen. Daarnaast kan de beheerder ook alle acties in de virtuele dataroom inzien. De beheerder ziet bijvoorbeeld wie welke bestanden heeft bekeken. Dat zorgt ervoor dat men niet zomaar privacygevoelige informatie gaat lekken. Er zijn verschillende aanbieders van virtuele datarooms, waarbij Virtual Vaults veruit de bekendste is in Nederland.

Eenvoudig in te richten

Veiligheid staat bij een virtuele dataroom centraal, maar ook over het gebruiksgemak valt het een en ander te zeggen. Een virtuele dataroom richt je per slot van rekening net in zoals je het zelf wilt. Je maakt zelf mappen en je brengt zelf structuur aan. Omdat de gebruikersrechten vrij in te stellen zijn, zien medewerkers echter alleen de mappen en bestanden die ze moeten zien. Hierdoor raadplegen ze razendsnel de informatie die ze nodig hebben.

Flexibel werken

Wanneer het om gevoelige gegevens gaat, hield men in het verleden de digitale boot al eens af. Het gevolg was dat data en documenten alleen op de locatie van het bedrijf konden worden ingezien in de zogenaamde fysieke dataroom. In dergelijke omgevingen had het nieuwe werken eigenlijk geen bestaansrecht. Door te werken met een virtuele dataroom blijft dezelfde mate van controle en beveiliging mogelijk, zonder dat men op een specifieke locatie aanwezig moet zijn. Hierdoor kan men thuis, onderweg of bij de klant alle gegevens en documenten op een veilige manier raadplegen. Deze verhoogde mate van flexibiliteit komt niet alleen de onderneming ten goede, maar ook de werk-priv├ębalans.

Permanente of tijdelijke oplossing

Een virtuele dataroom is niet alleen een permanente oplossing, maar wordt vaak net gebruikt als tijdelijke oplossing waarbij privacygevoelige informatie door de verschillende partijen vlot raadpleegbaar dient te zijn. Dat is onder andere het geval bij fusie en overnameprocessen of bij grote aanbestedingen. Dan is het net ideaal dat de woelige periode zo flexibel mogelijk wordt ingevuld, ook voor het personeel.