In een vorig artikel hadden we het al over de ideale flexwerkplek. Sfeer en gezelligheid bleken cruciaal te zijn, maar uiteraard mochten een aantal technologische snufjes niet ontbreken. Het inrichten van een geschikte flexwerkplek is dan ook moeilijker dan je denkt. Gelukkig wordt de flexwerkplek steeds professioneler ingericht. Maar hoe haal je het maximale uit zo’n flexwerkplek? Deze vier tips maken een en ander duidelijk.

Tip 1: Een flexwerkplek is een online werkplek

Wanneer je kiest voor een flexwerkplek verlies je een beetje de controle. De overvolle ladekasten moet je achterwege laten en alle software moet ook gewoon op jouw desktop kunnen draaien. Daarom maak je gelijktijdig maar beter de overstap naar een online werkplek. Al jouw data en gegevens zijn dan terug te vinden in de cloud. En bovendien kan je ook de desktop online laten draaien. Dan hoeven zware programma’s niet lokaal te worden geopend, maar is het een krachtige server die de echte inspanningen doet.

Tip 2: Zorg voor een goede internetverbinding

Bij een flexwerkplek is iedereen met eigen projecten bezig. En dat kan soms veel vergen van de internetverbinding, zeker indien het gaat om de populaire gratis flexwerkplekken. Daarom is het belangrijk dat de flexwerkplek een razendsnelle verbinding met het wereldwijde web toestaat. Gelukkig zijn hier de laatste jaren grote stappen gezet. Indien je opteert voor een online desktop is dit overigens ook minder problematisch, want zij werken vaak ook op lagere snelheden.

Tip 3: Kies voor een geschikte locatie

Een flexwerkplek lijkt soms al eens in chaos te vervallen. Nee, hier kan je geen klanten of zakenpartners ontvangen. Een goede flexwerkplek biedt dan ook alle zakelijke mogelijkheden. Neem bijvoorbeeld de gratis flexwerkplekken van Seats2meet Eindhoven Strijp S. Via de website www.seats2meetstrijps.nl lezen we dat er verschillende vergaderlocaties te vinden zijn en dit zelfs tot zalen voor enkele honderden personen. Ook in uiteenlopende decors, opdat er altijd een geschikte zaal te vinden is.

Het is een ideale locatie voor zij die op zoek zijn naar vergaderruimtes in Eindhoven. Maar breng toch vooral de eigen noden in kaart. Denk bijvoorbeeld aan de bereikbaarheid met het openbaar vervoer, de cateringmogelijkheden en bijzondere voorzieningen voor specifieke beroepsgroepen, gaande van creatieve omgevingen tot stille ruimtes. Een geschikte locatie heeft dan ook alles beschikbaar om efficiënt en flexibel aan de slag te gaan.

Tip 4: Ga vooraf toch maar even proefdraaien…

De overstap naar een flexwerkplek kan soms overweldigend aanvoelen. En vooral indien je met het hele bedrijf overstapt, lijkt het soms al eens mis te lopen. In de prille beginfase is dat dan ook normaal. Zo zullen processen minder gestroomlijnd verlopen en zal data minder toegankelijk lijken te zijn. Geen onoverkomelijke euvels, maar het is wel belangrijk om ze in kaart te brengen. Flexwerken is immers ook een beetje aanpassen. En dat aanpassen is broodnodig om het maximale te halen uit de flexwerkplek.

Stel daarom vooraf een plekkenplan op, bepaal de benodigdheden, stel een activiteitenplan op, zorg dat je voldoende flexwerkplekken beschikbaar hebt en durf uiteraard ook kritisch te zijn. Lang niet elke afdeling is immers gebaat met een flexwerkplek. Maar bovenal: durf bij te sturen wanneer het even mis lijkt te lopen. Even proefdraaien is ideaal om de bekommernissen op tafel te gooien. En zo verklein je ook de weerstand.