Verlies je als ondernemer heel veel tijd met de grote hoeveelheden documenten, facturen, inkooporders, contracten, offertes, … die elke dag in je mailbox zitten maar daarnaast ook met de post worden opgestuurd? Dan is het hoog tijd om te ontdekken hoe je die administratielast kunt reduceren.
Automatische herkenning
Het vraagt heel veel tijd van jezelf of van je medewerkers om de administratie in je bedrijf op orde te krijgen. De manuele verwerking van documenten is tijdsintensief en er bestaat een grotere kans op fouten. Om dit te vermijden, kun je vandaag de mogelijkheden van Intelligent Document Processing (IDP) verkennen. Door de combinatie van artificiële intelligentie met machine-learning en Optical Character Recognition (OCR) kunnen documenten van verschillende aard gemakkelijk worden herkend en doorgestuurd naar de achterliggende systemen die jij nodig hebt om je administratie (bijna) automatisch te laten verlopen. Hierin zit uiteraard heel veel tijdwinst en een reducering van het aantal fouten.
Automatische facturering
Je facturen worden automatisch uitgelezen zodat het factuurnummer, de datum, het bedrag en de klantengegevens meteen herkend worden door het systeem. Vervolgens worden ze direct doorgestuurd naar het systeem van de boekhouder of jouw boekhoudafdeling. Bovendien legt Europa aan alle Europese landen heel wat regels rond de digitale afhandeling van facturen in de toekomst.
In buurland België heeft dit tot gevolg dat vanaf 1 januari 2026, elke onderneming verplicht is om in te schakelen op een systeem dat e-invoicing toestaat en facturen via het Peppol-netwerk verzendt. Vandaag is dit trouwens in ons land ook verplicht voor e-facturering tussen bedrijven en de overheid (B2G). Het is logisch dat dit ook in de nabije toekomst zal gelden voor B2B transacties. Het is daarom goed om vandaag al de nodige voorbereidingen te treffen zodat je rustig de mogelijkheden die e-invoicing vandaag al biedt, kunt verkennen. Het geeft je de tijd om het best passende systeem te kiezen voor jouw onderneming en meteen te profiteren van de voordelen zoals een beter zicht krijgen op de status van je facturen, foutreducering, snellere boeking en betaling wat kan leiden tot een betere cashflow, … Vandaag mag je trouwens vrijwillig e-invoicing toepassen in je onderneming en dat is ook aan te raden, zeker als je het combineert met IDP. Deze combinatie bied je een krachtige omslag naar een efficiënte documentenstroom binnen je onderneming. Bovendien zorgen deze systemen er voor dat je administratie compatibel is met toekomstige veranderingen die er misschien sneller aankomen dan je vandaag verwacht. Wanneer er dan de verplichting vanuit de overheid komt om over te schakelen naar e-facturatie, hoef jij tenminste niet meer halsoverkop te schakelen.
