Binnen bedrijven wordt vaak nog te makkelijk gedacht over het inwerken van nieuw personeel. Bedrijfscultuur en mechanismen zijn vaak zo ingeburgerd binnen een bedrijf dat men denkt dat een nieuwe werknemer zo in die stroom mee kan. Helaas is dat niet zo en uit onderzoek is gebleken dat ongeveer 25% van nieuwe werknemers na een jaar al weer stopt met hun nieuwe baan. En dus wordt het tijd om daar serieus over na te gaan denken over ‚onboarding’. Om dit inwerken zo goed mogelijk te laten verlopen moet er een duidelijk plan zijn. Dit kan bijvoorbeeld door een onboarding app… of door onderstaand artikel te lezen.
Nieuwe medewerkers aannemen is geen simpele klus, het inwerken van deze nieuwe medewerkers kan echter nog veel moeilijker zijn. Het is daarom de moeite om hier serieus over na te denken, organisaties met een goed inwerkproces behouden 82% van hun nieuwe medewerkers.
Stel een inwerk document op
Begin als eerste met het opstellen van een zogenaamd inwerk document. Hierin laat je de nieuwe medewerker kennismaken met de organisatie. Denk aan de normen en waarden, bedrijfsmissie en de geschiedenis van de organisatie. In het personeelshandboek staan praktische zaken als het opbouwen en opnemen van vakantiedagen, hoe de verlofdagen werken en overige rechten en plichten.
De kennismaking met collega’s is hier belangrijk in. Vaak stellen mensen zich kort voor en wordt uiteindelijk alleen de naam onthouden. Om dit tegen te gaan kun je werknemers een kort, persoonlijk, gesprek met de nieuwe medewerker laten voeren. Zo weten beide partijen wie ze tegenover zich hebben. Vooral voor de nieuwe medewerker is dit prettig. Hij voelt zich welkom, weet wie hij om zich heen heeft en weet waar hij naartoe moet met bepaalde vragen.
Software systemen
Zorg dat de nieuwe werknemer zich snel bekend maakt met de software systemen die binnen het bedrijf gebruikt worden. Neem hier de tijd voor, want software maakt arbeid tegenwoordig een stuk efficiënter. Soms is het zelfs onmisbaar. Het is dus belangrijk dat de medewerkers hier goed in thuis zijn. Maak ook alvast een e-mailadres en dergelijke aan. Je kunt een uitleg hiervan meenemen in het inwerk document dat we in de eerste alinea benoemden.
Een rondleiding op de nieuwe werkplek is niet alleen leuk, maar ook heel handig. Net zoals de voorstel gesprekken handig zijn om te weten naar welke collega de medewerker kan stappen, zo is het ook met het gebouw. Het geeft meteen een vertrouwd gevoel om tijdens het inwerken al te weten waar je wat kunt vinden.
Zorg dat de werkplek van de nieuwe werknemer in orde is. Hieronder kun je bureau, bureaustoel, computer en toebehoren, en eventueel een telefoon verstaan. In veel bedrijven wordt er tegenwoordig met laptops gewerkt omdat deze lekker makkelijk mee te nemen zijn. Zorg in dat geval wel dat er een laptopstandaard en een extern toetsenbord en muis aanwezig zijn. De kans op, bijvoorbeeld, RSI wordt vergroot als dit niet geregeld is.
Bespreek aan het begin van de periode ook al de verwachtingen die de medewerker en je organisatie van elkaar hebben. Punten die je hierin kunt bespreken zijn welke resultaten gewenst zijn en hoe deze gemeten worden. Wees hier echter niet meteen te streng, want je wil de werknemer niet onnodig druk op leggen.
Vraag aan de ingewerkte collega hoe hij het inwerken ervaren heeft. Je kunt je huidige inwerkproces het best verbeteren door dicht bij de ‘bron’ te zitten. Hij heeft het net ondergaan en kan je vertellen wat als prettig of onprettig is ervaren. Bedenk ook wat je zelf gemist heb toen je een nieuwe baan kreeg.