Misschien is er een afdeling HR voor verantwoordelijk of misschien zoek jij als leidinggevende zelf de nieuwe kandidaat voor een functie binnen het bedrijf. Dat is in ieder geval een proces dat moeite kost en vaak ook veel geld. Dan is het toch bijzonder jammer als na korte tijd zou blijken alle inspanningen nutteloos zijn geweest. Een paar cijfers om over na te denken:
- 5% van de nieuwe werknemers houdt het na een eerste rampzalige werkdag voor gezien.
- Het verloop van werknemers is het grootst gedurende de eerste 45 dagen van de nieuwe baan. Ongeveer 20% van het verloop zit in die periode.
- Binnen het eerste jaar verlaat 1/3 deel van de nieuwe werknemers de organisatie weer. Dit is inclusief het onvrijwillig vertrek.
De tijd dat werknemers een functie voor het leven kozen, is al lange tijd voorbij, maar om de inspanningen van het laten instromen van een nieuwe werknemer een goed vervolg te geven is onboarding een noodzaak geworden. Onboarden is het instroomproces wat moet leiden tot een snellere integratie en een lager verloop.
De drie belangrijkste elementen voor succesvol instromen
Een onboarding programma verschilt in het algemeen per organisatie. Het hangt onder meer af van de grootte en de cultuur binnen een bedrijf op welke manier een onboarding programma moet worden opgezet en het meest succesvol kan zijn. Maar er zijn altijd minimaal 3 elementen die een rol moeten spelen bij onboarden:
1. Operationeel
Het is van het grootste belang dat de nieuwe medewerker meteen vanaf dag 1 over de juiste materialen en kennis kan beschikken. Met kennis wordt dan het bedrijfsjargon bedoeld en de rolduidelijkheid. Een efficiënte bedrijfsvoering is essentieel. Ook als bedrijf kan je maar één keer die eerste indruk maken en dat gebeurt op die eerste werkdag.
2. Sociaal
Ook een werknemer voelt zich graag welkom als hij binnenkomt in een nieuwe werkomgeving. Dat zal het geval zijn als men zich ook deel kan voelen van de organisatie. Collega’s moeten worden voorgesteld en leidinggevenden moeten duidelijk maken dat ook zij blij zijn met de versterking van het team. Er zijn weinig zaken zo kwetsend als het idee dat het niemand eigenlijk boeit dat er een nieuwe medewerker aan boord is.
3. Strategisch
Het succes van een bedrijf hangt ook af van de wijze waarop medewerkers zich kunnen identificeren met de organisatie. Neem dan ook de tijd om een nieuwe medewerker te vertellen waar het bedrijf voor staat. Structuur, visie, missie en doelen maken een onderneming of organisatie. Een nieuwe medewerker moet trots kunnen zijn op zijn nieuwe werkgever.
Onderzoek het succes van je onboarding programma
Om te kunnen controleren of het proces van instromen succesvol is, moet dat ook onderzocht worden. De meest efficiënte methode is om instromers na 10 tot 25 dagen na binnenkomst hun mening te vragen hoe zij de ontvangst binnen de organisatie hebben ervaren. Daarmee kan je signalen van vroegtijdig verloop oppikken en eventueel bijsturen in het onboarding programma. Probeer in een dergelijk onderzoek te voorkomen dat de nieuwe medewerker zich onder druk voelt gesteld of gecontroleerd voelt. Op deze manier vergroot je de kans dat een medewerker langer blijft.