Steeds meer documenten worden digitaal ondertekend. Waar je vroeger een contract moest uitprinten, ondertekenen en weer inscannen, kun je tegenwoordig binnen enkele seconden online een document ondertekenen. Een digitale handtekening maken is daardoor de normaalste zaak van de wereld geworden. Bedrijven, overheden en particulieren maken er dagelijks gebruik van.
Maar hoe werkt een digitale handtekening precies? Is een digitale handtekening rechtsgeldig? Wat is het verschil tussen een digitale en een elektronische handtekening? En hoe kun je zelf veilig een document digitaal ondertekenen?
In dit uitgebreide artikel leggen we stap voor stap uit hoe het werkt, wanneer je een digitale handtekening gebruikt en waar je op moet letten.
Wat is een digitale handtekening?
Een digitale handtekening is een elektronische manier om een document te ondertekenen. Hiermee kun je aantonen dat jij akkoord gaat met de inhoud van een overeenkomst of formulier, zonder dat je daarvoor pen en papier nodig hebt.
In de praktijk worden de termen digitale handtekening en elektronische handtekening vaak door elkaar gebruikt. Toch zit daar technisch gezien een verschil tussen.
Een elektronische handtekening is de verzamelnaam voor alle digitale manieren van ondertekenen. Een digitale handtekening is een specifieke, technisch beveiligde vorm daarvan waarbij gebruik wordt gemaakt van cryptografie en digitale certificaten.
Wat is het verschil tussen een digitale en een elektronische handtekening?
Hoewel de termen vaak als synoniem worden gebruikt, zijn ze niet helemaal hetzelfde.
Een elektronische handtekening kan bijvoorbeeld zijn:
- een getypte naam onder een e-mail;
- een handgeschreven handtekening die je hebt gescand;
- een handtekening die je met je muis of touchscreen zet;
- een akkoordknop op een website.
Een digitale handtekening gaat een stap verder. Hierbij wordt gebruikgemaakt van versleutelingstechnieken en certificaten om de identiteit van de ondertekenaar én de integriteit van het document te controleren.
Daardoor is een digitale handtekening vaak beter beveiligd.
Waarom gebruiken steeds meer bedrijven digitale handtekeningen?
Digitalisering heeft ervoor gezorgd dat steeds meer processen online plaatsvinden.
Een digitale handtekening bespaart veel tijd omdat je documenten niet meer hoeft:
- uit te printen;
- handmatig te ondertekenen;
- in te scannen;
- per post te versturen.
Een contract kan hierdoor binnen enkele minuten worden opgesteld, ondertekend en teruggestuurd.
Dat maakt digitale handtekeningen populair bij zowel bedrijven als particulieren.
Wanneer kom je een digitale handtekening tegen?
Je zult vaker een digitaal handtekening zetten dan je misschien denkt.
Veel voorkomende situaties zijn:
- arbeidscontracten;
- huurcontracten;
- koopovereenkomsten;
- hypotheekdocumenten;
- leasecontracten;
- verzekeringsaanvragen;
- offertes;
- geheimhoudingsverklaringen (NDA’s);
- belastingdocumenten;
- documenten van de overheid;
- bankzaken;
- HR-documenten.
Ook binnen het onderwijs, de zorg en de juridische sector wordt steeds vaker digitaal ondertekend.
Hoe werkt een digitale handtekening?
Een digitale handtekening bestaat uit meerdere beveiligingslagen.
Globaal verloopt het proces als volgt:
- Je ontvangt een document.
- Je controleert de inhoud.
- Je identificeert jezelf.
- Je plaatst je handtekening.
- De software koppelt jouw identiteit aan het document.
- Het document wordt voorzien van een unieke digitale versleuteling.
- Eventuele wijzigingen achteraf worden direct zichtbaar.
Hierdoor is vrijwel direct te controleren of het document na ondertekening nog is aangepast.
Digitale handtekening maken: welke mogelijkheden zijn er?
Er zijn verschillende manieren om een digitale handtekening maken.
Een handtekening tekenen
Veel programma’s laten je met een muis, trackpad of touchscreen een handtekening tekenen.
Dit is eenvoudig en snel, maar biedt relatief weinig zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar.
Een afbeelding van je handtekening gebruiken
Sommige mensen maken een foto of scan van hun handtekening en voegen deze toe aan een document.
Ook dit is eenvoudig, maar minder veilig omdat een afbeelding relatief eenvoudig gekopieerd kan worden.
Ondertekenen via een gespecialiseerde dienst
Steeds meer bedrijven gebruiken professionele oplossingen zoals:
- DocuSign;
- Adobe Acrobat Sign;
- Dropbox Sign (voorheen HelloSign);
- SignRequest;
- Evidos.
Deze diensten controleren vaak de identiteit van de ondertekenaar en leggen het volledige ondertekenproces vast.
Ondertekenen met DigiD of eHerkenning
Bij Nederlandse overheidsinstanties wordt vaak gebruikgemaakt van DigiD of eHerkenning.
Hiermee wordt jouw identiteit gecontroleerd voordat je digitaal kunt ondertekenen.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Ja.
Binnen de Europese Unie zijn elektronische handtekeningen geregeld via de eIDAS-verordening.
Deze wetgeving bepaalt dat elektronische handtekeningen rechtsgeldig kunnen zijn.
Wel bestaan er verschillende beveiligingsniveaus.
De drie soorten elektronische handtekeningen
Volgens de eIDAS-verordening bestaan er drie niveaus.
1. Gewone elektronische handtekening
Dit is de eenvoudigste vorm.
Voorbeelden:
- een getypte naam;
- een scan van een handtekening;
- een vinkje bij “Akkoord”.
2. Geavanceerde elektronische handtekening
Hierbij wordt de identiteit van de ondertekenaar beter gecontroleerd.
Daarnaast wordt vastgelegd of het document na ondertekening is gewijzigd.
Voor veel zakelijke overeenkomsten is dit voldoende.
3. Gekwalificeerde elektronische handtekening
Dit is het hoogste beveiligingsniveau.
Hiervoor wordt gebruikgemaakt van een officieel erkend certificaat en een gekwalificeerde vertrouwensdienst.
Binnen de EU heeft deze handtekening dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening.
Is een digitale handtekening veilig?
Ja, mits je gebruikmaakt van een betrouwbare oplossing.
Professionele aanbieders maken gebruik van onder andere:
- sterke encryptie;
- beveiligde verbindingen;
- identiteitscontrole;
- tijdstempels;
- auditlogs;
- digitale certificaten.
Hierdoor is fraude aanzienlijk moeilijker dan veel mensen denken.
Kun je een digitale handtekening vervalsen?
Het namaken van een simpele scan van een handtekening is relatief eenvoudig.
Een echte digitale handtekening met cryptografische beveiliging is daarentegen veel moeilijker te vervalsen.
Wanneer iemand een ondertekend document achteraf wijzigt, wordt de digitale controle ongeldig en is direct zichtbaar dat het document is aangepast.
Welke documenten kun je digitaal ondertekenen?
Vrijwel alle documenten kunnen tegenwoordig digitaal worden ondertekend.
Denk bijvoorbeeld aan:
- arbeidsovereenkomsten;
- koopcontracten;
- offertes;
- huurcontracten;
- facturen;
- geheimhoudingsverklaringen;
- toestemmingsverklaringen;
- projectovereenkomsten;
- leverancierscontracten;
- servicecontracten.
Voor sommige officiële documenten kunnen aanvullende wettelijke eisen gelden. Controleer daarom altijd of een digitale handtekening voor jouw specifieke situatie voldoende is.
Hoe maak je zelf een digitale handtekening?
Zelf een digitale handtekening maken is eenvoudiger dan veel mensen denken.
Een algemeen stappenplan ziet er als volgt uit:
- Open het document dat je wilt ondertekenen.
- Kies een programma of online dienst die digitaal ondertekenen ondersteunt.
- Voeg je handtekening toe.
- Controleer het document.
- Bevestig je identiteit indien nodig.
- Onderteken het document.
- Download of verstuur het ondertekende bestand.
Bij professionele oplossingen wordt automatisch een beveiligingscertificaat toegevoegd.
Veelgemaakte fouten
Hoewel digitaal ondertekenen eenvoudig is, worden nog regelmatig fouten gemaakt.
Veel voorkomende fouten zijn:
- een afbeelding van een handtekening onbeveiligd delen;
- documenten ondertekenen via onbekende websites;
- geen controle uitvoeren op de afzender;
- identiteitscontrole overslaan;
- documenten niet goed nalezen;
- een onbeveiligde internetverbinding gebruiken.
Veelgestelde vragen
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Ja. Binnen de Europese Unie zijn elektronische handtekeningen wettelijk erkend via de eIDAS-verordening.
Is een digitale handtekening hetzelfde als een elektronische handtekening?
Niet helemaal. Een digitale handtekening is een technisch beveiligde vorm van een elektronische handtekening.
Kan ik gratis een digitale handtekening maken?
Ja. Veel PDF-programma’s en online diensten bieden gratis mogelijkheden om eenvoudige documenten digitaal te ondertekenen.
Kan ik een PDF digitaal ondertekenen?
Ja. Vrijwel alle moderne PDF-programma’s ondersteunen het toevoegen van een elektronische of digitale handtekening.
Is een digitale handtekening veiliger dan een handgeschreven handtekening?
Bij professioneel gebruik vaak wel. Dankzij encryptie, certificaten en controlemechanismen is een digitale handtekening doorgaans beter te verifiëren dan een handgeschreven handtekening op papier.
De toekomst van digitaal ondertekenen
Nu steeds meer bedrijven volledig digitaal werken, zal het gebruik van digitale handtekeningen alleen maar toenemen. Ook overheden, banken en zorginstellingen investeren in veilige digitale identificatie en ondertekening. Innovaties zoals biometrische verificatie, digitale identiteitswallets en kunstmatige intelligentie kunnen het ondertekenproces in de toekomst nog veiliger en gebruiksvriendelijker maken.
Daarnaast zorgt Europese wetgeving ervoor dat digitale handtekeningen steeds beter op elkaar aansluiten, waardoor internationale samenwerking eenvoudiger wordt en documenten ook over de grens veilig digitaal kunnen worden ondertekend.
Samengevat
Een digitale handtekening maken is tegenwoordig snel, eenvoudig en in veel gevallen volledig rechtsgeldig. Of je nu een arbeidsovereenkomst ondertekent, een offerte accepteert of documenten naar een overheidsinstantie stuurt: digitaal ondertekenen bespaart tijd, voorkomt papierwerk en maakt het proces efficiënter.
Voor de hoogste mate van veiligheid is het verstandig om gebruik te maken van een betrouwbare dienst die werkt met encryptie, identiteitscontrole en digitale certificaten. Zo weet je zeker dat jouw handtekening veilig is, het document niet ongemerkt kan worden aangepast en de ondertekening juridisch goed is vastgelegd.
